^

Privacybeleid Abdij Rolduc

Abdij Rolduc BV (hotel, conferentieoord, restaurant) en het Bisschoppelijk Centrum Rolduc (afgekort: BCR) verwerken  vrijwel dagelijks persoonsgegevens. Onderstaand worden beide instanties gezamenlijk aangeduid met de naam Rolduc. Waar sprake is van een handelen dat alleen geldt voor Abdij Rolduc BV of alleen voor het BCR zullen deze instanties ook afzonderlijk worden genoemd.

Bij de verwerking van persoonsgegevens houdt Rolduc zich hierbij aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (afgekort: AVG) en de daaraan verwante wet- en regelgeving. Rolduc respecteert de privacy van de betrokkenen en bij de verwerking van persoonsgegevens staat de zorgvuldigheid voorop.

Rolduc is verwerkingsverantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens. Abdij Rolduc BV en het Bisschoppelijk Centrum Rolduc  zijn gevestigd te Kerkrade aan de Heyendallaan 82 (postcode: 6464 EP). Het KvK nummer (handelsregister) van Abdij Rolduc BV is: 70535493 en van het BCR is dat 70536686. Beide instanties zijn bereikbaar onder het telefoonnummer 045 – 5466941. Het algemeen mailadres van zowel Abdij Rolduc BV als van het BCR luidt: info@rolduc.com.

Persoonsgegevens

Persoonsgegevens zijn gegevens die direct informatie geven over een individu. Ook gegevens die indirect gegevens bevatten over een individu, die dus herleid kunnen worden naar een bepaald persoon, worden aangemerkt als persoonsgegevens. Denk bijvoorbeeld aan een kentekennummer of een telefoonnummer. Rolduc verwerkt verschillende soorten persoonsgegevens voor verschillende doeleinden. 

Nieuwsbrieven

Rolduc verwerkt, indien u hiervoor toestemming heeft gegeven, uw e-mailadres om u nieuwsbrieven te kunnen sturen met daarin informatie over ontwikkelingen binnen Rolduc. Denk daarbij aan tentoonstellingen, evenementen, concerten, lezingen, acties en andere zaken die voor bezoekers van het abdijcomplex en mensen die geïnteresseerd zijn in de historie, het hotel, restaurant en/of conferentieoord en andere voorzieningen van belang kunnen zijn. U kunt de door u gegeven toestemming altijd gemakkelijk en snel intrekken door op de hiervoor bestemde  link in de nieuwsbrief te klikken.

Dienstverlening

Om aan u onze diensten te kunnen verlenen, heeft Rolduc zaken als uw naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer nodig. Ook kan het nodig zijn dat Rolduc geïnformeerd dient te zijn over uw bankrekeningnummer. Incidenteel kan het ook voorkomen dat u zich dient te identificeren met behulp van een geldig legitimatiebewijs. Bij de dienstverlening kan het gaan om reserveringen en boekingen voor het hotel, restaurant en conferentieoord. In verband met noodzakelijke correspondentie kan het voorkomen dat door u verstrekte gegevens over naam, adres en woonplaats aan een postverzorgingsbedrijf of koeriersbedrijf moeten worden doorgegeven.  De door u verstrekte gegevens zullen verder niet zonder uw toestemming worden doorgegeven aan derden.

Rolduc maakt gebruik van verschillende social media, zoals LinkedIn, facebook, Twitter en Instagram. Wanneer u functies op onze pagina binnen deze social media gebruikt, is het mogelijk dat wij persoonsgegevens van u verwerken.

Werknemers

Rolduc verwerkt zowel algemene als bijzondere persoonsgegevens van werknemers. Dit geschiedt in het kader van de uitvoering  van de arbeidsovereenkomst, op wettelijke grondslagen en, in voorkomend geval, op grond van uitdrukkelijke toestemming, gegeven door de werknemer.

Sollicitanten en stagiaires

Rolduc verwerkt algemene persoonsgegevens van sollicitanten en stagiaires, zoals naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer etc. via e-mail, per post of telefonisch. Daarnaast verwerkt Rolduc zaken als opleiding, kennisniveau, werkervaring en interesses. Het betreft enkel gegevens die in het kader van de sollicitatieprocedure of stageperiode van belang zijn. Uiterlijk vier weken na het einde van de sollicitatieprocedure of de stageperiode zullen de persoonsgegevens worden verwijderd. Als Rolduc de persoonsgegevens langer wil behouden, dan zal om uw toestemming worden gevraagd.  

Verwerkers

In een aantal gevallen verwerken externe verwerkers, op grond van instructies  van Rolduc en in overeenstemming met het privacybeleid en de privacyverklaring van Rolduc, persoonsgegevens voor Rolduc. Hierbij worden passende technische en organisatorische matregelen genomen om vertrouwelijkheid en beveiliging te waarborgen. Deze verwerking zal onder andere geschieden door bureau GNS te Geleen, aan wie een deel van de administratie, waaronder de salarisadministratie, is uitbesteed.

Bewaartermijn

Bij het onderdeel sollicitanten en stagiaires is al vermeld welke termijn voor hen geldt. Persoonsgegevens in het kader van boekingen en reserveringen bewaart Rolduc zeven jaar. Deze termijn komt overeen met de termijn die de Belastingdienst hanteert voor bedrijven.

Doorgifte en ontvangst van persoonsgegevens naar en van het buitenland

Rolduc werkt samen met diverse boekingssites. Deze boekingssites kunnen in het buitenland zijn gevestigd. Is het land van vestiging in de Europese Economische Ruimte gelegen, dan geldt daar hetzelfde beschermingsniveau als in Nederland. Bij uitwisseling van persoonsgegevens naar een niet in de Europese Economische Ruimte gelegen buitenland, waar geen beschermingsniveau is dat gelijk is aan het beschermingsniveau in Nederland, neemt Rolduc hierbij de regels daaromtrent in de relevante wet- en regelgeving in acht.

Rechten van de betrokkene

U heeft als betrokkene een aantal rechten tegenover Rolduc. Deze rechten zijn in de Algemene Verordening Gegevensbescherming opgesomd. Al deze rechten kunt u jegens Rolduc uitoefenen, door telefonisch of per e-mail contact met ons op te nemen. Het is mogelijk, dat er dan een afspraak met u wordt ingepland. Om te voorkomen dat persoonsgegeven bij onbevoegden terecht komen, dient u een geldig identiteitsbewijs van u zelf te tonen.

Uw rechten zijn:

  1. Recht op transparante informatie, communicatie en andere regels voor de uitoefening van uw rechten.
  2. Recht van Inzage. U heeft recht om te informeren of uw persoonsgegevens worden verwerkt. Worden uw persoonsgegevens verwerkt, dan heeft u er recht op te weten welke persoonsgegevens worden verwerkt en hoe dit gebeurt. Daarnaast heeft u recht op inzage in uw persoonsgegevens en op een kopie daarvan. Dit recht is een soort hulprecht, om de uitoefening van de hierna genoemde rechten mogelijk te maken.
  3. Recht van rectificatie. Dit is uw recht op verbetering of aanvulling van uw persoonsgegevens. Zijn verwerkte persoonsgegevens onjuist of onvolledig, dan heeft u het recht deze te laten corrigeren en/of aan te vullen. Leidt dit ertoe dat Rolduc overgaat tot verbetering of aanvulling, dan zullen wij deze wijzigingen doorgeven aan onze externe partners indien dit voor de verwerking noodzakelijk is.
  4. Recht op vergetelheid. Dit is het recht op verwijdering van gegevens. Hiermee krijgt u het recht om overtollige persoonsgegevens te laten wissen. Dit recht geldt ook in openbare archieven en in internetzoekresultaten. Maakt u hier gebruik van, dan moeten de persoonsgegevens worden gewist. Deze worden dan zonder onredelijke vertraging helemaal verwijderd. Rolduc zal overgaan tot het verwijderen van deze gegevens, indien:
  • De persoonsgegevens niet meer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor Rolduc deze heeft verwerkt;
  • U uw toestemming voor (verdere) verwerking intrekt en er geen andere grondslag voor verwerking meer is;
  • U gemotiveerd bezwaar maakt en er geen dwingende redenen zijn om uw bezwaar niet te honoreren;
  • De persoonsgegevens door ons onrechtmatig zijn verwerkt;
  • Rolduc uw persoonsgegevens op grond van en wettelijke verplichting moet wissen.

Wanneer u om welke reden dan ook geen gebruik kan maken van uw recht op gegevenswissing, informeert Rolduc u hier schriftelijk (kan in de vorm van een emailbericht) en gemotiveerd over.

  1. Recht op beperking van de verwerking. Dit houdt in dat de verwerking van (bepaalde) persoonsgegevens voor een bepaalde tijd wordt stop gezet, zodat een probleem kan worden opgelost. Bent u er bijvoorbeeld achter gekomen dat sommige persoonsgegevens niet correct zijn, en heeft u gebruik gemaakt van uw recht van rectificatie en heeft Rolduc dit nog in behandeling, dan kunt u gebruik maken van uw recht op beperking van de verwerking.
  2. U heeft er recht op, dat Rolduc in zijn hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke elke ontvanger van de persoonsgegevens op de hoogte brengt van het rectificeren, het wissen of het beperken van de verwerking. Verzoekt u hierom, dan moet Rolduc u informatie verschaffen over de ontvangers.
  3. Recht van dataportabiliteit. Dit is het recht op overdraagbaarheid van gegevens. Hiermee kunt u een kopie van uw persoonsgegevens eisen, in een leesbare en bruikbare vorm voor uzelf of voor een andere dienstverlener.
  4. Recht van bezwaar. U mag tegen verwerking van uw persoonsgegevens door Rolduc bezwaar maken. Tijdens de behandeling van uw bezwaar zal Rolduc de verwerking beperken tenzij er dwingende redenen zijn die de voortzetting van de verwerking rechtvaardigen.

Klachten

Heeft u een klacht over de wijze waarop uw persoonsgegevens worden verwerkt, dan staat de mogelijkheid open een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De Autoriteit Persoonsgegevens zal dan uw klacht in behandeling nemen. Rolduc houdt zelf ook en register bij, waarin de klachten worden opgenomen.

De privacyverklaring is opgesteld in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de daaraan verwante wet- en regelgeving. Rolduc behoudt zich het recht voor om deze privacyverklaring te actualiseren.

Laatste update 23 mei 2018